電子文件歸檔與電子檔案管理系統(tǒng)-運(yùn)籌軟件

政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件以單個(gè)辦件為基本單位分兩個(gè)階段歸檔,一般由系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行:

a) 第一階段是在一體化在線平臺(tái)上進(jìn)行的預(yù)歸檔,這一階段對(duì)電子文件及元數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和整理,形成完整的歸檔信息包,并進(jìn)行清點(diǎn)和生成驗(yàn)證消息;這一階段工作在業(yè)務(wù)部門預(yù)歸檔時(shí)已經(jīng)完成。

b) 第二階段是脫離一體化在線平臺(tái)(或脫離一體化在線平臺(tái)的業(yè)務(wù)歸檔模塊),將歸檔信息包通過(guò)數(shù)據(jù)交換平臺(tái)交換到電子檔案管理系統(tǒng)上進(jìn)行的正式歸檔,這一階段進(jìn)行歸檔信息包的數(shù)據(jù)交換、歸檔檢測(cè)、整理編目等過(guò)程,形成政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子檔案。

3.3.1 數(shù)據(jù)采集

系統(tǒng)可在線或離線接收經(jīng)過(guò)定義格式的電子檔案數(shù)據(jù)。檔案數(shù)據(jù)格式可以進(jìn)行配置。在數(shù)據(jù)接收過(guò)程中依據(jù)檔案著錄規(guī)則對(duì)導(dǎo)入數(shù)據(jù)進(jìn)行完整性、唯一性校驗(yàn)，確保數(shù)據(jù)完整準(zhǔn)確。還提供對(duì)檔案數(shù)據(jù)目錄的批量處理。

3.3.2 數(shù)據(jù)檢測(cè)

對(duì)采集的電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性、安全性的檢測(cè)。

3.3.3 數(shù)據(jù)整理

對(duì)歸檔電子檔案目錄、門類進(jìn)行整編、管理、變更。

對(duì)于電子檔案的文件格式，根據(jù)需求批量進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換。

維護(hù)電子檔案內(nèi)在關(guān)聯(lián)。

3.3.4 檔案入庫(kù)

將整理好的電子檔案進(jìn)行入庫(kù)。

3.3.5 數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)

對(duì)電子檔案歸檔情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，可以按照全宗、門類、文件格式、開(kāi)放程度、年度等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

3.3.6 日志管理

對(duì)電子檔案歸檔中的所有操作都記入日志。

3.3.7 檔案設(shè)置

對(duì)于歸檔中的需要配置的信息進(jìn)行設(shè)置。

3.4電子檔案管理

3.4.1 數(shù)據(jù)采集

提供在線和離線方式，采集用戶提供的檔案資料， 系統(tǒng)提供各種類型事項(xiàng)的電子檔案的采集方式。

3.4.2 數(shù)據(jù)檢測(cè)

可以定期或批量對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性、安全性的檢測(cè)。

3.4.3 檔案整理

對(duì)電子檔案以卷、件等方式進(jìn)行管理。

整理界面著錄允許檔案管理員通過(guò)系統(tǒng)維護(hù)管理功能進(jìn)行各個(gè)類別檔案著錄界面自定義，包括設(shè)定著錄字段的位置、長(zhǎng)度、默認(rèn)值、字體大小、標(biāo)簽顏色等內(nèi)容。檔案著錄界面提供保存、新增、復(fù)制、上一條、下一條、首條、末條、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、文件掛接及數(shù)字化掃描等功能。

還可以進(jìn)行手工檢查，數(shù)據(jù)手工檢查包括對(duì)全文數(shù)據(jù)能夠核對(duì)圖像的質(zhì)量、圖像與目錄的掛接是否準(zhǔn)確、條目數(shù)據(jù)是否符合著錄格式等的檢驗(yàn)。

3.4.4 檔案銷毀

對(duì)系統(tǒng)中存在且不需要再使用的檔案資料進(jìn)行銷毀。

銷毀檔案一種是已到保存時(shí)限，另一種因其他原因需要銷毀。檔案的保存時(shí)間要有一定的期限，根據(jù)需要設(shè)定其有效期，對(duì)于超出有效期的檔案可以進(jìn)行銷毀。

首先需要進(jìn)行銷毀鑒定,銷毀鑒定即對(duì)鑒定為銷毀的檔案進(jìn)行銷毀登記的工作，被銷毀的檔案在編目管理界面中的相應(yīng)編目表的記錄信息其檔案實(shí)體狀態(tài)將自動(dòng)變?yōu)椤凹轰N毀”。

系統(tǒng)可以銷毀當(dāng)前記錄，由用戶填入銷毀原因、原保管期限、銷毀日期、小 組意見(jiàn)、負(fù)責(zé)人簽章、監(jiān)毀人簽章等信息，也可以批量銷毀。

銷毀方式有兩種，一種是徹底銷毀，系統(tǒng)對(duì)需要徹底銷毀的檔案采用數(shù)據(jù)軟銷毀的方式，使用數(shù)據(jù)覆寫的方法達(dá)到銷毀檔案數(shù)據(jù)，根據(jù)檔案密級(jí)，可以選擇不同的覆寫次數(shù)，達(dá)到保護(hù)檔案數(shù)據(jù)的目的。另一種是臨時(shí)銷毀，是將檔案轉(zhuǎn)儲(chǔ)到銷毀檔案庫(kù)中，并為銷毀的檔案數(shù)據(jù)設(shè)定恢復(fù)參數(shù)，只有具有相關(guān)操作權(quán)限的操作人員才可以恢復(fù)臨時(shí)銷毀的檔案數(shù)據(jù)。

3.4.5 檔案鑒定

對(duì)系統(tǒng)中到期的檔案資料進(jìn)行鑒定。

檔案到保管期限后，經(jīng)過(guò)鑒定，確定是銷毀還是繼續(xù)保存。

對(duì)于密級(jí)到期的，經(jīng)過(guò)鑒定，決定是解密公開(kāi)，還是更改密級(jí)繼續(xù)保存。

3.4.6 檔案編研

通過(guò)流程對(duì)檔案進(jìn)行編研，并記錄編研成果。

3.4.7 電子檔案移交

選擇要移交的檔案，將其電子文件及原文生成移交文件，并通過(guò)在線方式向上級(jí)檔案部門（數(shù)據(jù)中心）移交數(shù)據(jù)。檔案工作人員移交檔案時(shí)可自定義添加移交條件，可選擇移交內(nèi)容是否包含原文以及是否能夠再次移交，并可打印移交日志。

3.4.8 電子檔案接收

接收單位（數(shù)據(jù)中心）收到上報(bào)的數(shù)據(jù)后，由檔案館管理人員在系統(tǒng)中將上報(bào)數(shù)據(jù)接收到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程。在操作上，是檔案移交的逆向過(guò)程。用戶可選擇顯示接收檔案的概要信息。對(duì)于通過(guò)審核的數(shù)據(jù)將接收進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)中心，未通過(guò)審核的數(shù)據(jù)將退回檔案室，并填寫退回原因。

3.4.9 檔案檢索

資料查詢和檢索是電子檔案信息利用的重要組成部分，在當(dāng)前建設(shè)的系統(tǒng)里，系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)查詢：簡(jiǎn)單查詢，帶復(fù)雜條件的專業(yè)查詢。

面對(duì)普通用戶，提供關(guān)鍵字方式的簡(jiǎn)單查詢。同時(shí)，針對(duì)大數(shù)據(jù)量級(jí)的內(nèi)容（全文）查詢，能夠在大數(shù)據(jù)量情況下，進(jìn)行快速響應(yīng)。

3.4.10 檔案統(tǒng)計(jì)

統(tǒng)計(jì)是以表冊(cè)或數(shù)字的形式，揭示檔案和檔案工作中諸現(xiàn)象的發(fā)展過(guò)程及其一般規(guī)律的工作，同時(shí)也可以讓檔案管理人員隨時(shí)掌握館藏情況。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)計(jì)檔案館保存檔案、利用檔案的情況，并將統(tǒng)計(jì)結(jié)果以報(bào)表形式打印出來(lái)。

１）統(tǒng)計(jì)表

檔案統(tǒng)計(jì)用于檔案管理員對(duì)本單位檔案室的各類檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并制作各種檔案年報(bào)。

檔案統(tǒng)計(jì)能夠提供較完善的年報(bào)錄入、管理等功能，所形成的年報(bào)報(bào)表符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，并可形成上報(bào)盤上報(bào)給上級(jí)主管單位，同時(shí)可接受下級(jí)單位上報(bào)來(lái)的數(shù)據(jù)，并可對(duì)報(bào)來(lái)的數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總。

能夠?qū)崿F(xiàn)用戶定義年報(bào)數(shù)據(jù)與檔案數(shù)據(jù)的對(duì)應(yīng)，實(shí)現(xiàn)相關(guān)年報(bào)數(shù)據(jù)的自動(dòng)生成，減少管理人員的年報(bào)匯總工作量。

２）統(tǒng)計(jì)圖

檔案統(tǒng)計(jì)能自動(dòng)對(duì)錄入系統(tǒng)的檔案庫(kù)內(nèi)的各種數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并可根據(jù)定制 的統(tǒng)計(jì)方案形成各種統(tǒng)計(jì)圖表，如打印直方圖、餅圖、柱狀圖等。可以完全替代 以往由檔案人員手工進(jìn)行的統(tǒng)計(jì)工作。

3.4.11 流程管理

流程管理實(shí)現(xiàn)部分檔案業(yè)務(wù)整體或局部流程圖形化流程自定義功能，支持的流程管理包括借閱管理申批流程、檔案鑒定審批流程等。系統(tǒng)可靈活設(shè)置流程的環(huán)節(jié)、環(huán)節(jié)對(duì)應(yīng)的操作人員以及詳細(xì)的操作權(quán)限。

1）工作流創(chuàng)建配置

根據(jù)檔案流轉(zhuǎn)的過(guò)程，調(diào)用工作流組件，配置檔案流轉(zhuǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)點(diǎn)，結(jié)合組織機(jī)構(gòu)與用戶角色的關(guān)系，控制各環(huán)節(jié)處理用戶，并根據(jù)檔案數(shù)據(jù)限定各個(gè)環(huán)節(jié)處理人處理的檔案的確定性。支持同一流程對(duì)多個(gè)檔案的處理。

2）工作流發(fā)布

對(duì)已經(jīng)創(chuàng)建好的流程進(jìn)行業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)，并將工作流發(fā)布到工作流組件中。

3）工作流轉(zhuǎn)

相關(guān)工作通過(guò)流程進(jìn)行處理。

3.5電子檔案利用

開(kāi)發(fā)利用主要提供檔案管理人員對(duì)大量歸檔信息方便地提供用戶使用進(jìn)行提煉、使用管理等方面的功能。包括：檔案檢索、借閱管理等功能。

如下圖所示，其中檔案檢索主要提供檔案管理人員對(duì)檔案數(shù)據(jù)的檢索查詢功能。

借閱管理針對(duì)檔案實(shí)體提供借閱的登記、歸還和催還管理，輔助檔案管理員方便地完成借閱的工作。

3.4.1 數(shù)據(jù)采集

因?yàn)闄n案的安全要求，檔案利用庫(kù)和檔案保存庫(kù)必須分開(kāi)。

可以從檔案庫(kù)根據(jù)條件生成電子檔案利用庫(kù)。

也可以通過(guò)接口采集檔案庫(kù)提供的檔案信息，供用戶按照權(quán)限檢索、瀏覽。

3.4.2 在線借閱

根據(jù)用戶的權(quán)限，在線借閱、瀏覽電子檔案。

3.4.3 檔案銷毀

對(duì)系統(tǒng)中存在且不需要再使用的檔案資料進(jìn)行銷毀。

首先需要進(jìn)行銷毀鑒定,銷毀鑒定即對(duì)鑒定為銷毀的檔案進(jìn)行銷毀登記的工作，被銷毀的檔案在編目管理界面中的相應(yīng)編目表的記錄信息其檔案實(shí)體狀態(tài)將自動(dòng)變?yōu)椤凹轰N毀”。本處銷毀，針對(duì)電子檔案利用庫(kù)。

3.4.4 檔案檢索

提供多條件關(guān)鍵字方式的查詢。同時(shí)，針對(duì)大數(shù)據(jù)量級(jí)的內(nèi)容（全文）查詢，查詢系統(tǒng)建立在全文搜索系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，可以實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)的全文搜索。

3.4.5 流程管理

對(duì)電子檔案的預(yù)約、借閱和銷毀等進(jìn)行流程設(shè)置。

3.6 后臺(tái)管理

后臺(tái)管理功能是檔案資源釆集系統(tǒng)、檔案資源管理系統(tǒng)、檔案資源利用系統(tǒng)及數(shù)據(jù)交換平臺(tái)的支撐，是上述四套系統(tǒng)的重要組成部分，主要完成功能包括用戶自定義管理功能（檔案標(biāo)準(zhǔn)制訂）、用戶管理與權(quán)限分配、流程管理、日志管理、數(shù)據(jù)安全管理、系統(tǒng)參數(shù)管理等。

3.6.1系統(tǒng)配置平臺(tái)

系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置

系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置包括系統(tǒng)色調(diào)的選擇、參數(shù)設(shè)置、FTP 文件上傳參數(shù)設(shè)置、檔案預(yù)約自動(dòng)提醒設(shè)置、檔案鑒定自動(dòng)提醒設(shè)置等。

該功能是用戶根據(jù)本單位檔案管理的實(shí)際需要，做出靈活定義的功能配置。主要包括∶檔案類別定義、表結(jié)構(gòu)定義、接口定義、

> 檔案類別定義：用于定義各種檔案類別，如"文書(shū)檔案"、"科技檔案等";

> 表結(jié)構(gòu)定義：用于定義每個(gè)檔案類別中所包含的數(shù)據(jù)字段信息;

> 報(bào)表定義：用于定義各種檔案類別所需要的各種報(bào)表;

> 檔號(hào)格式定義：用于定義各種檔案類別的檔號(hào)組成字段;

> 下屬關(guān)聯(lián)表定義：用于定義各種檔案數(shù)據(jù)表之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系;

> 簡(jiǎn)單查詢界面定義：用于定義各種檔案類別的簡(jiǎn)單檢索數(shù)據(jù)項(xiàng);

> 高級(jí)查詢界面定義：用于定義各種檔案類別的高級(jí)檢索數(shù)據(jù)項(xiàng);

3.6.2系統(tǒng)管理平臺(tái)

用戶權(quán)限管理

檔案管理工作中，為滿足檔案工作的保密性及安全性需要，不同用戶按不同身份進(jìn)入系統(tǒng)，而且不同的用戶可有不同的使用權(quán)限。通過(guò)本模塊可以實(shí)現(xiàn)對(duì)用戶及用戶組的增、刪、改，設(shè)定登錄密碼以及控制不同模塊及數(shù)據(jù)的使用權(quán)限。

用戶組是指具有相同權(quán)限的一組用戶，系統(tǒng)預(yù)設(shè)了三個(gè)用戶組∶系統(tǒng)管理員組、查詢用戶組（可查原文）和查詢用戶組（不可查原文），每個(gè)用戶組可包括多個(gè)用戶。

單位管理

本模塊用于對(duì)使用該系統(tǒng)的單位進(jìn)行管理，包括管理單位的辛稱、全宗號(hào)等 信息。經(jīng)過(guò)授權(quán)的單位即可利用分配的帳號(hào)登陸系統(tǒng)，并進(jìn)行本單位檔案的管理 操作。檔案館管理員擁有對(duì)所有全宗單位的最高管理權(quán)限。

字典管理

字典管理包括輔助字典、主題詞庫(kù)及分類號(hào)的字典管理。輔助字典可以提高錄入的速度，減輕錄入人員的工作量。當(dāng)某一輸入項(xiàng)目的輸入漢字相對(duì)比較固定時(shí)，系統(tǒng)將其在輔助字典中對(duì)其加以定義，如密級(jí)項(xiàng)中設(shè)置了絕密、機(jī)密、秘密、公開(kāi)、內(nèi)部、國(guó)內(nèi)等。而通過(guò)主題詞庫(kù)及分類號(hào)庫(kù)可以實(shí)現(xiàn)主題詞及檔案對(duì)應(yīng)目錄號(hào)的標(biāo)引。

備份恢復(fù)

系統(tǒng)支持對(duì)檔案業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的備份恢復(fù)功能，備份恢復(fù)均支持XML、XILS及DBF格式數(shù)據(jù)文件。

> 備份∶能夠進(jìn)行表備份或完全備份（備份系統(tǒng)中著錄的數(shù)據(jù)）。對(duì)于表備份，用戶還可以指定備份數(shù)據(jù)的條件。

> 數(shù)據(jù)恢復(fù)∶數(shù)據(jù)恢復(fù)備份文件時(shí)，可以選擇"替代原表"、"數(shù)據(jù)追加（覆蓋）"、"數(shù)據(jù)追加（不覆蓋）"三種方式。

3.6.3報(bào)表自定義平臺(tái)

可以根據(jù)需求，從數(shù)據(jù)庫(kù)中選取字段，進(jìn)行自定義報(bào)表。

3.6.4電子文件檢測(cè)工具

電子文件檢測(cè)工具，定義檢測(cè)條件，使用根據(jù)定義的檢測(cè)條件，對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測(cè)。

3.6.5格式轉(zhuǎn)換工具

支持將常用文檔格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，方便電子文件的保存，包含但不限于將文本、圖像、Doc、Xls、PPT 等多種格式轉(zhuǎn)換成PDF格式，也提供工具，可以對(duì)視頻等格式進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)換。

3.6.6文檔瀏覽工具

多格式文件瀏覽，通過(guò)瀏覽器可以支持多種圖形圖像、Office文檔、PDF等電子文件的瀏覽和顯示，同進(jìn)可以實(shí)現(xiàn)電子文件的下載、打印等控制。

3.6.7日志管理

記錄所有用戶對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行的任何操作。本模塊用于檢索所有系統(tǒng)用戶對(duì)系統(tǒng)的任何操作信息，為用戶操作系統(tǒng)提供證據(jù)信息。

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